கூட்ட செலவு கணிப்பான்

கூட்டத்தின் செலவைக் கணக்கிடுவதன் காரணம் என்ன?

$50/மணி சம்பளம் பெறும் 10 பேர் கலந்து கொள்ளும் 1 மணி நேர கூட்டம், தயாரிப்பு நேரம், கவனம் மாற்றும் (context-switching) செலவு, பின்னடைவு பணிகள் ஆகியவற்றை சேர்க்கும் முன்பே, சம்பள செலவாக மட்டும் $500 ஆகிவிடுகிறது. இந்தச் செலவு வெளிப்படையாகத் தெரியும்போது, ஒரு கூட்டம் நடத்துவது உண்மையில் தேவையா அல்லது ஒரு மின்னஞ்சல்/அசிங்க் (async) புதுப்பிப்பு போதுமா என்று குழுக்கள் தெளிவாக முடிவு செய்ய முடியும்.

இந்தக் கணக்கீடு ஒரு எளிய சூத்திரத்தைப் பயன்படுத்துகிறது:

மொத்த செலவு = கலந்து கொள்வோர் × மணி நேர விகிதம் × மணி நேரங்களில் கால அளவு

நலன்கள் (benefits), அலுவலக இடம், உபகரணங்கள் போன்ற மேலதிகச் செலவுக் கூட்டிகள் (overhead multipliers) இதில் சேர்க்கப்படவில்லை. பல நிறுவனங்களில் அவை உண்மைச் செலவை 1.25x முதல் 1.5x வரை உயர்த்தலாம்.

கூட்டச் செலவைக் குறைக்கும் குறிப்புகள்

• முடிவு எடுக்க தேவையான குறைந்தபட்ச எண்ணிக்கையிலானவர்களை மட்டும் கூட்டத்தில் வைத்துக்கொள்ளுங்கள்.
• கடினமான நேர வரம்பை அமைத்து அதைப் பின்பற்றுங்கள். பல கூட்டங்கள் 30 அல்லது 60 நிமிடங்களுக்கு பதிலாக 25 அல்லது 50 நிமிடங்களில் முடிக்கலாம்.
• நிலை (status) புதுப்பிப்புகளை Slack, மின்னஞ்சல், பகிர்ந்த ஆவணங்கள் போன்ற அசிங்க் கருவிகளால் மாற்றி காலண்டர் நேரத்தை விடுவிக்கவும்.
• தெளிவான நோக்கம் அல்லது நிகழ்ச்சி நிரல் (agenda) இல்லாத மீள்நடக்கும் (recurring) கூட்டங்களை ரத்து செய்யுங்கள்.

ஒரு கூட்டத்தின் உண்மைச் செலவு

சம்பள செலவு மட்டும் கூட்டத்தின் மேலதிகச் செலவுகளில் (overhead) மிகவும் வெளிப்படையாகத் தெரியும் பகுதி. முழு செலவில் அடங்குவது:

தயாரிப்பு நேரம்: பல கட்டமைக்கப்பட்ட கூட்டங்களுக்கு தயாரிப்பு தேவை — ஆவணங்கள் பார்க்குதல், ஸ்லைட்கள் தயாரித்தல், முந்தைய குறிப்புகள் படித்தல். 1 மணி நேர கூட்டத்திற்கு, ஒருவருக்கு 15 முதல் 30 நிமிடங்கள் வரை கூட்டத்திற்கு முன் தயாரிப்பு பொதுவாகும். இதைச் சேர்த்தால், 10 பேர் கலந்து கொள்ளும் 1 மணி நேர கூட்டத்தின் உண்மை நேரச் செலவு 12 முதல் 15 நபர்-மணிநேரங்களுக்கு (person-hours) அருகிலாக இருக்கும்.

கவனம் மாற்றும் (context-switching) செலவு: ஆழ்ந்த பணியை நிறுத்தி கூட்டத்திற்கு செல்லுவது கூட்ட நேர செலவுக்கே மட்டும் அல்ல — மீண்டும் அதே அளவிலான கவன நிலைக்குத் திரும்ப தேவையான நேரமும் செலவாகிறது. UC Irvine-இல் Gloria Mark செய்த ஆய்வில், ஒரு இடையூறுக்குப் பிறகு முழுமையான கவனத்தை மீட்டெடுக்க சராசரியாக 23 நிமிடங்கள் ஆகும் என்று கண்டறியப்பட்டுள்ளது. 3 மணி நேர கோடிங் அல்லது எழுதும் அமர்வின் நடுவில் வரும் பிற்பகல் கூட்டம், நடைமுறையில் 1 மணி நேரத்திற்குப் பதிலாக 2 மணி நேர உற்பத்தித் திறன் இழப்பாக மாறலாம்.

பின்னடைவு (follow-up) நேரம்: செயல்பாட்டு பணிகள், முடிவுகள் அல்லது ஆவணங்களை உருவாக்கும் கூட்டங்களுக்கு பின்னடைவு தேவை. கூட்டக் குறிப்புகள் எழுதுதல், சுருக்கங்களை அனுப்புதல், செயல் உருப்படிகளை முடித்தல் ஆகியவை கூட்ட அறைக்கு வெளியிலும் உண்மைச் செலவை நீட்டிக்கும்.

மேலும் முழுமையான செலவு மதிப்பீடு இதுபோல இருக்கலாம்:

உண்மைச் செலவு = சம்பள செலவு × 1.5 (overhead) × 2 (prep + follow-up multiplier)

$100k சராசரி சம்பளத்தில் 10 பேர் கலந்து கொள்ளும் 1 மணி நேர கூட்டத்தில், சம்பள செலவு மட்டும் ~$480. மேலதிகச் செலவும் தயாரிப்பும் சேர்த்தால், உண்மைச் செலவு $1,000 ஐத் தாண்டலாம்.

அளவிலான கூட்டச் செலவு: வருடாந்த தாக்கம்

ஒரு கூட்டத்தின் செலவு சிறியதாகத் தோன்றலாம். ஆனால் ஒரு வருடம் முழுவதும் மீள்மீள நடைபெறும் கூட்டத்தின் செலவை புறக்கணிக்க முடியாது.

இந்த எண்கள் சம்பளத்தைக் கணக்கில் எடுத்தவை மட்டும். நலன்களுக்கும் மேலதிகச் செலவுகளுக்கும் 30–50% சேர்த்தால், எண்கள் சுமார் இரட்டிப்பாகும்.

கூட்டம் செலவிற்கு மதிப்புள்ளதாக இருக்கும் நேரம்

அனைத்து கூட்டங்களும் வீணாக இருப்பதில்லை. சில கூட்டங்கள் தங்கள் செலவை விட பல மடங்கு மதிப்பை உருவாக்குகின்றன: $500k திட்டத்தைத் திறக்கும் 30 நிமிட முடிவு கூட்டம், நீண்டகால சிறந்த பணியாளரைப் பெறச் செய்யும் நேர்முகத் தேர்வு, அணிக் கடினமான முரண்பாட்டைத் தீர்க்கும் உரையாடல் போன்றவை.

ஒரு கூட்டம் தனது செலவிற்கு உரியது ஆகும் போது:

• உண்மையான முடிவு எடுக்க வேண்டியுள்ளது, மற்றும் முடிவெடுப்பவர்கள் அறையில் உள்ளார்கள்
• தகவலை எழுதித் தெரிவிப்பது போல திறம்பட தெரிவிக்க முடியாது
• நேரடி ஒத்துழைப்பு (real-time collaboration) அசிங்க் முறையில் உருவாகாத யோசனைகள்/தீர்வுகளை உருவாக்குகிறது
• மனித இணைப்பு அல்லது மனோபல (morale) உயர்த்தல் என்பதே வெளிப்படையான நோக்கம்

ஒரு கூட்டம் தனது செலவிற்கு உரியது அல்லாத போது:

• எழுதப்பட்ட புதுப்பிப்பாக பகிரக்கூடிய தகவலை மட்டுமே பகிர்வதற்காக உள்ளது
• தேவையாய் இருக்கக்கூடும் என்ற “எப்படியும் இருக்கட்டுமே” காரணத்திற்காக மக்கள் இருப்பது
• நிகழ்ச்சி நிரல் (agenda) தளர்வாக இருப்பதால் 5 நிமிட மெசேஜ் திரட்டிலேயே முடிவை அடைய முடியும்
• திட்டமிட்ட அட்டவணையில் நடக்கிறது ஆனால் பேசவே ஒன்றுமில்லை

அசிங்க் (async) மாற்று

கூட்டச் செலவைக் குறைக்க மிக வலுவான கருவி குறுகிய கூட்டங்களை நடத்துவது மட்டும் அல்ல — நல்ல கட்டமைப்புள்ள அசிங்க் தொடர்பாடலால் கூட்டங்களை மாற்றுவது. எழுதப்பட்ட புதுப்பிப்பு, எழுதுபவரை எண்ணத்தைத் தெளிவாக்க வைக்கிறது, தேடக்கூடிய பதிவை உருவாக்குகிறது, பெறுபவர்கள் தங்களுக்கான நேரத்தில் ஈடுபட அனுமதிக்கிறது. பல நேர மண்டலங்களில் உள்ள அணிகளுக்கு அசிங்க் பலமுறை ஒரே நடைமுறை வழி.

கூட்டத்தை திட்டமிடும் முன் கேட்க வேண்டிய கேள்வி: "அதே முடிவை பெற தேவையான குறைந்தபட்ச தொடர்பாடல் வடிவம் என்ன?" பதில் மின்னஞ்சல், Slack செய்தி அல்லது பகிர்ந்த ஆவணம் என்றால், அதையே முதலில் செய்யுங்கள்.