Kokouksen kustannuslaskuri

Miksi laskea kokousten kustannuksia?

Yhden tunnin mittainen kokous, jossa on 10 henkilöä, joiden tuntipalkka on 50 dollaria, maksaa pelkästään palkoissa 500 dollaria, ennen kuin huomioidaan valmistelun, kontekstin vaihtamisen ja jälkitöiden kustannukset. Näkyväksi tekeminen auttaa tiimejä päättämään, kannattaako kokous pitää vai riittäisikö sähköposti tai asynkroninen päivitys.

Tämä laskin käyttää yksinkertaista kaavaa:

kokonaiskustannus = osallistujat × tuntipalkka × kesto tunneissa

Se ei sisällä yleiskustannuskerroinsia, kuten etuuksia, toimistotilaa tai laitteita, jotka voivat lisätä todellisia kustannuksia 1,25–1,5 kertaisesti monissa organisaatioissa.

Vinkkejä kokousten kustannusten pienentämiseen

• Pidä kokouksessa vain vähimmäismäärä osallistujia, jotka tarvitaan päätöksen tekemiseen.
• Aseta tiukka aikaraja ja pidä siitä kiinni. Useimmat kokoukset voivat kestää 25 tai 50 minuuttia 30 tai 60 minuutin sijaan.
• Korvaa tilannepaivitykset asynkronisilla työkaluilla, kuten Slack, sähköpostilla tai jaetuilla dokumenteilla, jotta kalenterista vapautuu aikaa.
• Peru toistuvat kokoukset, joilla ei enää ole selkeää tarkoitusta tai päiväohjelmaa.

Kokouksen todellinen hinta

Palkkakustannus on vain näkyvin osa kokoukseen liittyvistä kuluista. Täydelliset kustannukset sisältävät:

Valmistelun: Useimmat strukturoidut kokoukset vaativat valmistautumista — dokumenttien läpikäyntiä, diasarjojen valmistamista, aiempien muistiinpanojen lukemista. Yhden tunnin mittaiseen kokoukseen osallistujan kohti kuuluu tyypillisesti 15–30 minuuttia valmistelua. Kun tämä lisätään, yhden tunnin kokouksen todellinen aikakustannus 10 henkilön kanssa on lähemmäs 12–15 henkilötuntia.

Kontekstin vaihdon kustannukset: Perusteellisen työn keskeyttäminen kokoukseen osallistumista varten maksaa enemmän kuin pelkän kokoukseen käytetyn ajan — se maksaa myös aikaa, joka kuluu paluu entiseen keskittymisen tilaan. UC Irvinen Gloria Markin tutkimus osoitti, että täydellisen keskittymisen palauttaminen keskeytyksen jälkeen kestää keskimäärin 23 minuuttia. Iltapäivän kokous, joka katkaisi kolmentunnin ohjelmointisession tai kirjoitustyön, voi käytännössä maksaa kahden tunnin tuottavan työn, ei vain yhden.

Jälkityö: Kokouksista, joista syntyy tehtäviä, päätöksiä tai dokumentteja, vaaditaan jälkityötä. Muistiinpanojen kirjoittaminen, yhteenvetojen lähettäminen ja tehtävien suorittaminen jatkavat todellisia kustannuksia kokoukshuoneen ulkopuolelle.

Täydellisempi kustannusarvio voisi olla:

todellinen hinta = palkkakustannus × 1,5 (yleiskustannukset) × 2 (valmistelun + jälkitöiden kerroin)

Yhden tunnin kokouksessa, jossa on 10 henkilöä ja keskimäärin 100 000 dollarin vuosipalkka, pelkkä palkkakustannus on noin 480 dollaria. Yleiskustannusten ja valmistelun kanssa todellinen hinta voi ylittää 1 000 dollaria.

Kokouksien kustannukset mittakaavassa: vuosivaikutus

Yhden kokouksen hinta on helppo sivuuttaa. Toistuvien kokousten hinta vuoden aikana on vaikeampi jättää huomiotta.

Nämä luvut sisältävät vain palkat. Lisää 30–50 % etuuksiin ja yleiskustannuksiin ja luvut suunnilleen kaksinkertaistuvat.

Milloin kokous kannattaa

Kaikki kokoukset eivät ole tuhlauksia. Jotkut tuottavat arvoa, joka ylittää kustannukset moninkertaisesti: 30 minuutin mittainen päätöskokouksen, joka vapauttaa 500 000 dollarin projektin, palkkaamisen haastattelu, joka johtaa loistavaan pitkän aikavälin palkkaa, vaikea keskustelu, joka ratkaisee konfliktia, joka oli hiljaisesti heikentänyt tiimin tuloksia.

Kokous ansaitsee kustannuksensa kun:

• Todellinen päätös on tehtävä ja päätöstä tekevät henkilöt ovat huoneessa
• Tietoa ei voida kommunikoida yhtä tehokkaasti kirjallisesti
• Reaaliaikainen yhteistyö tuottaa ideoita tai ratkaisuja, jotka eivät syntyisi asynkronisesti
• Inhimillinen yhteys tai moraali on nimenomaisesti tavoitteena

Kokous ei ansaitse kustannuksensa kun:

• Se on olemassa ensisijaisesti tiedon jakamiseen, joka voisi olla kirjallinen päivitys
• Osallistujat ovat paikalla varalta sillä varalla, että heitä tarvitaan, eivätkä siksi, että he ovat välttämättömiä
• Päiväohjelma on löysä siinä määrin, että tulos olisi saavutettu 5 minuutin keskusteluketjulla
• Se toistetaan aikataulun mukaan, mutta sillä on usein mitään keskusteltavaa

Asynkroninen vaihtoehto

Tehokkain työkalu kokousten kustannusten pienentämiseen ei ole lyhyemmät kokoukset — se on kokousten korvaaminen hyvin strukturoidulla asynkronisella viestinnällä. Kirjallinen päivitys pakottaa kirjoittajan selkeyttämään ajatteluaan, luo haettavan tietueen ja antaa vastaanottajille mahdollisuuden osallistua omalla aikataulullaan. Tiimeille, jotka toimivat eri aikavyöhykkeen yli, asynkroninen viestintä on usein ainoa käytännöllinen vaihtoehto.

Ennen kokouksen kutsumista kannattaa kysyä: "Mikä on pienin viestinnän muoto, joka saavuttaa saman tuloksen?" Jos vastaus on sähköposti, Slack-viesti tai jaettu dokumentti, toteuta se sen sijaan.