Jinsi ya Kutoza Kwa Mikutano ya Mteja Ukiwa Freelancer Bila Kupoteza Pesa

Freelancers mara chache hupoteza pesa kwa sababu ya simu moja mbaya ya mteja.

Hupoteza pesa kwa sababu mikutano huongezeka kimya kimya na hakuna anayeiweka kama kazi.

Simu ya utangulizi inageuka kuwa mapitio ya pendekezo. Mapitio ya pendekezo yanageuka kuwa kickoff. Kickoff inaongoza kwenye ukaguzi wa kila wiki, simu za maoni za ghafla, mikutano ya marekebisho, na mazungumzo “ya haraka” ambayo bado huchukua nusu saa ukijumuisha kubadilisha muktadha (context switching). Mwishoni mwa mwezi, sehemu kubwa ya ratiba yako imechukuliwa na mawasiliano ya mteja ambayo hayakuingia kwenye bei yako.

Ndiyo maana wataalamu wengi huru hutafuta jinsi ya kutoza kwa mikutano ya mteja, je freelancers wanapaswa kutoza kwa simu, na gharama ya mkutano kwa freelancers. Tatizo si kwamba mikutano haina faida. Tatizo ni kama modeli ya biashara yako inaihesabu kwa uaminifu.

Kwa nini mikutano ya mteja hugeuka kazi isiyolipwa kwa urahisi

Freelancers mara nyingi huona mikutano kama “kutunza uhusiano” badala ya muda wa utoaji kazi.

Hilo linaweza kusikika sawa hadi uangalie uchumi wake.

Mkutano hutumia:

Muda kwenye kalenda
Muda wa maandalizi kabla ya simu
Muda wa kufuatilia (follow-up) baada ya simu
Nguvu ambayo ingeenda kwenye kazi ya kulipwa
Umakini ambao ni mgumu kurejesha kuliko watu wanavyokiri

Kama muda huo haujapangiwa bei mahali fulani, kimsingi unajipunguzia thamani ya kazi yako bila kusema.

Swali kuu: Je mikutano ni sehemu ya huduma au muda wa ziada?

Kuna njia chache tu zinazoweza kuteteeka za kushughulikia hili.

Unaweza:

Kutoza mikutano kando
Kujumuisha muda wa mikutano unaotarajiwa kwenye kiwango chako cha saa au bei ya mradi
Kujumuisha kiasi maalum cha muda wa mikutano, kisha kutoza zaidi ukizidi

Kile kisicho na msimamo ni kujifanya muda huo haujalishi.

Gharama halisi ya “simu fupi”

Tuseme unatoza sawa na $100/hour.

Simu ya mteja ya dakika 30 inaweza kuonekana kama tukio la $50. Kwa uhalisia, gharama ya jumla inaweza kuwa karibu saa moja ukijumuisha:

Kukagua mradi kabla ya simu
Kujiunga na “kuingia kwenye mazungumzo”
Kutuma muhtasari au hatua zinazofuata baada ya simu
Kupoteza block ya kazi ya umakini kuzunguka mkutano

Ndiyo maana freelancers wanaoshindwa kupanga bei ya mikutano vizuri mara nyingi huhisi ratiba imejaa lakini faida haijajaa.

Kama unataka kuona gharama ya moja kwa moja ya muda wa kalenda wa mkutano, Meeting Cost Calculator ndiyo njia ya haraka zaidi kuifanya iwe wazi.

Jinsi mikutano ya wateja inavyoathiri kiwango chako halisi cha saa

Hapa ndipo hesabu inakuwa muhimu.

Kama unadhani unatoza $100/hour, lakini kila wiki una masaa kadhaa ya mikutano isiyolipwa, basi kiasi chako halisi cha saa ni cha chini kuliko kiwango unachotangaza.

Mfano:

Masaa 20 ya kazi ya utoaji (billable) kwa $100/hour = $2,000
Masaa 4 ya mikutano/utawala yasiyolipwa wiki hiyo hiyo

Sasa mapato yako halisi yamesambazwa kwenye masaa 24 ya muda wa kazi, si 20.

$2,000 ÷ 24 = $83.33/hour

Tofauti hii hujilimbikiza haraka kwa miezi kadhaa.

Ndiyo maana Freelancer Rate Calculator ina uhusiano wa karibu na uchumi wa mikutano. Kama bei yako haiwezi kufidia mawasiliano yasiyolipwa, kiwango chako cha lengo huenda ni cha chini kuliko inavyopaswa.

Njia 3 za vitendo za kutoza kwa mikutano ya mteja

1. Toza mikutano kwa kiwango chako cha kawaida cha saa

Hii ndiyo njia “safi” zaidi kama tayari unafanya kazi kwa saa.

Faida:

Rahisi kuelezea
Rahisi kuingiza kwenye ankara
Hulinda muda wako moja kwa moja

Hasara:

Baadhi ya wateja hupinga kama walidhani mawasiliano ni ya bure

2. Jumuisha kikomo cha muda wa mikutano kwenye bei ya mradi

Hii hufanya kazi vizuri kwa miradi ya bei ya kudumu (fixed-fee).

Mfano:

Mradi unajumuisha hadi saa 2 za mikutano
Muda wa ziada wa mikutano unatozwa kando

Faida:

Huhisi wazi na yenye muundo
Hupunguza msuguano wa majadiliano

Hasara:

Inahitaji nidhamu ya kufuatilia muda uliojumuishwa

3. Ongeza kiwango chako kwa ujumla kufidia mzigo wa mikutano unaotarajiwa

Hii inaweza kufanya kazi kama mchakato wako ni thabiti na unaotabirika.

Faida:

Uzoefu wa mteja ni rahisi zaidi
Mistari michache kwenye ankara

Hasara:

Ni hatari kama mikutano itaongezeka kuliko ulivyokadiria

Kwa freelancers wengi, modeli bora ni mseto: jumuisha kiasi cha busara, kisha toza zaidi mradi unapokuwa “mzito” kwa mikutano.

Nini uweke kwenye mkataba au pendekezo

Kama unataka mazungumzo machache yasiyo na raha baadaye, weka sheria mapema.

Maneno muhimu mara nyingi hufunika:

Je mikutano inatozwa?
Muda gani wa mikutano umejumuishwa (kama upo)
Kiwango chako cha saa kwa simu za ziada
Kiwango cha chini cha kuongeza kwenye ankara (minimum billable increments)
Je muda wa mapitio ya ndani baada ya mikutano umejumuishwa?

Lengo si kuonekana mgumu. Lengo ni kufanya uchumi kuwa wazi kabla kalenda haijajaa.

Ni lini unapaswa kutoza mikutano bila shaka

Inafaa sana kuzingatia kutoza pale ambapo:

Mkutano unajirudia
Kuna wadau wengi wanaohudhuria
Maandalizi yanahitajika
Mkutano unachukua nafasi ya muda wa utoaji kazi
Mradi tayari una mawasiliano mengi
Mteja hutumia simu kuchunguza kazi nje ya wigo wa sasa (scope)

Hoja ya mwisho ni muhimu. Mara nyingi scope creep huanza kwenye mikutano.

Ni lini inaweza kuwa sawa kutotoza kando

Kuna hali ambapo kutoza kando si lazima:

Simu fupi ya awali ya kabla ya mauzo (pre-sales discovery)
Mradi wa bei ya kudumu ulio na mawasiliano machache
Retainer ya muda mrefu ambapo mawasiliano tayari yamejumuishwa kwenye bei

Hata hivyo, muda bado lazima “uishi” mahali fulani kwenye modeli yako. “Hailipwi kando” si sawa na “bure”.

Makosa ya kawaida ya freelancers kuhusu mikutano

1. Kuchukulia simu kama gharama ya nyuma isiyoonekana

Kama mikutano hutokea mara kwa mara, ni sehemu ya huduma na inapaswa kutozwa.

2. Kudharau muda wa maandalizi na ufuatiliaji

Block ya kalenda mara chache huwa gharama kamili.

3. Kutoweka mipaka mapema

Kama hujawahi kufafanua jinsi mikutano inavyoshughulikiwa, wateja mara nyingi hudhani upatikanaji usio na kikomo.

4. Kutumia kiwango cha saa kinachodhani muda wote ni billable

Karibu hakuna mtu anayefanya kazi hivyo kwa uhalisia. Bei yako lazima izingatie kazi zisizo za utoaji.

Sheria rahisi inayofanya kazi

Kama mkutano ni wa lazima kwa mradi, basi lazima uwe sehemu ya uchumi wa mradi.

Hiyo inaweza kumaanisha:

kutozwa moja kwa moja
kujumuishwa ndani ya kikomo kilichowekwa
au kuingizwa kwenye kiwango kilichowekwa kwa kuzingatia muda wa mawasiliano wa kweli

Chaguo dhaifu pekee ni kupuuza muda huo na kutumaini faida (margin) itaufidia.

Hitimisho

Kama unajiuliza je freelancers wanapaswa kutoza kwa mikutano ya mteja, jibu la vitendo ni ndiyo — ama moja kwa moja au kwa njia isiyo ya moja kwa moja. Mikutano hutumia muda wa kazi, hupunguza uwezo wa kufanya kazi kwa umakini, na inaweza kushusha mapato yako halisi kwa saa kama haihesabiwi.

Tumia Meeting Cost Calculator kuona gharama inayoonekana ya muda kwenye kalenda. Tumia Freelancer Rate Calculator kuhakikisha modeli yako ya bei bado inafanya kazi unapojumuisha mikutano, utawala, na mawasiliano yasiyo billable.