Mekkora valójában a távoli és a személyes megbeszélések tényleges költsége?
Amikor a cégek 2020-tól kezdve tömeges szinten tértek át a távmunkára, az a feltételezés élt, hogy a megbeszélések olcsóbbá váltak. Nincs konferenciatermek foglalása, nincs utazási idő, nincs catering. Nyissunk meg egy videóhívást és kezdjünk beszélni.
A bérköltség nem változott. Tíz ember egy videohíváson egy órára ugyanannyi bért „költ el", mint tíz ember egy konferenciatermekben egy órára. Az Meeting Cost Calculator mindkét esetben azonosan működik. Ami változott, az a körülöttük lévő költségek voltak – néhány csökkent, néhány nőtt, néhány egyszerűen átváltott, hogy ki fizeti.
Mi Lett Biztosan Olcsóbb
Fizikai megbeszélési infrastruktúra. A konferenciatermek pénzbe kerülnek: a négyzetméterek, a bútorok, az AV-eszközök, a karbantartás. A nagy cégek esetében az elkülönített konferenciatér az ingatlan költségeinek jelentős százalékát teszi ki. A távoli megbeszélések ezt teljesen kiküszöbölik.
Catering és vendéglátás. A konferenciatermekben fontosabb megbeszélésekkor megjelenő kávé, snackek és ebédek nem ingyen vannak. Az összesítésben a gyakori nagy megbeszéléseket tartó cégek jelentős összeget költöttek a helymegosztásra. A távoli megbeszélések ezt nagyobbrészt kiküszöbölik, bár néhány cég snack boxokat küld az egész vállalatot érintő eseményekhez.
Az irodahelyre történő ingázás az alkalmazottaknak. Ezt gyakran rosszul számítják. Az irodahelyre ingázó alkalmazottak már viselték ezt az időköltséget, így egy megbeszélésre történő ingázás határköltsége nulla volt. De azoknál az alkalmazottaknál, akik hibridben dolgoztak – kifejezetten megbeszélés-intenzív napokra mentek be – a személyes megbeszélések kiküszöbölése valóban megtakarította az ingázási időt.
Nagy helyvenuék az egész vállalatot érintő megbeszélésekhez. Az 50–500 fős egész vállalatra kiterjedő megbeszéléseket tartó cégek külső helyvenueket béreltek, repülővel szállítottak be távoli csapattagokat, és szállodai éjszakákat fizettek. Ezek a költségek jelentősek – egy közepes méretű cég éves gyűjtéséhez könnyen 50 000–500 000 dollár. A távoli egész vállalatra kiterjedő megbeszélések ezt nagyobbrészt kiküszöbölték, bár a kapcsolatot értékelő cégek ma gyakran szándékosan fizetnek az éves személyes gyűjtésekért.
Mi Lett Drágább vagy Jelent Meg
Videókonferencia-előfizetések. A Zoom, Teams, Webex és versenytársaik értelmes felhasználónkénti költségekkel járnak. A Zoom 15–25 USD/felhasználó/hó × 200 alkalmazott = 36 000–60 000 USD/év. Ez egy új költség, amely személyes csapatok esetében nem létezett.
Hardver. A 200 alkalmazottnak szánt webkamerák, mikrofonok, ringfények és fejhallók nem ingyenesek. A 200–500 USD felhasználónkénti hardver költségvetés a távoli megbeszélések minőségéhez egy közepes méretű cég számára 40 000–100 000 USD költséget jelent – egyszeri költség, de valós.
Megbeszélési súrlódási költségek. A távoli megbeszéléseknek olyan terhelése van, amely a személyes megbeszéléseknek nincs. „Hallasz engem?" „Nem vagy csendben." A képernyőmegosztás nem indul el. A kapcsolat megszakad. Ezek a mikro-késésimák 2–5 perccel meghosszabbítják az átlagos megbeszélésidőt. 200 olyan ember esetében, aki hetente 10 órát vesz részt megbeszéléseken, 3 perc súrlódás megbeszélésenkénti × 20 megbeszélés × 200 ember × 50 hét = 1 millió személyperc évente, vagy körülbelül 17 000 személyóra, csak a súrlódási terhelésből.
A „megbeszélés-terjedés" hatása. Ez a legjelentősebb és a legkevésbé tárgyalt távoli megbeszélés költség. A szobák foglalásának és az emberek fizikai összegyűjtésének természetes súrlódása nélkül a megbeszélések gyakorisága jelentősen megemelkedett sok csapat számára. Ha a megbeszélésenkénti költség ugyanaz maradt, de a megbeszélések száma 25%-kal nőtt, a teljes megbeszélési költségvetés 25%-kal nőtt.
A Microsoft 2021-es Work Trend Index tanulmánya szerint az átlagos Teams-felhasználó heti megbeszélésszáma 148%-kal nőtt 2020 februárjától 2021 februárjáig. Még ha a növekedést részben legitim koordinációs igények vezérelték is, a költségvetési hatások nagyok.
A Jelenlegi Összehasonlítás Kiszámítása
Egy 10 fős csapat számára, amely 90 000 USD átlagos fizetéssel és 1,4× terhelési szorzóval rendelkezik:
Óránkénti megbeszélési költség (ugyanaz a távoli és személyes esetben):
- Csak fizetés: 10 × (90 000 USD ÷ 2080 óra) × 1 óra = 433 USD
- Terheléssel: 433 USD × 1,4 = 606 USD/óra
Megbeszélésenként felmerülő további személyes költségek:
- Konferenciaterem allokáció: 50–150 USD/óra (drága városok ingatlanára)
- Catering (ha van): 5–25 USD/fő
- Becsült további személyes költség: ~100–200 USD/megbeszélés
Megbeszélésenként felmerülő további távoli költségek:
- Videókonferencia felhasználónkénti allokált költsége: 0,10–0,50 USD/megbeszélés/fő
- Hardver amortizálva megbeszélésenként: ~0,20 USD/fő
- Súrlódási idő (3 perc × 10 fő × 43 USD/óra): ~22 USD
- Becsült további távoli költség: ~25–35 USD/megbeszélés
Megbeszélésenként a távoli körülbelül 75–175 USD-vel olcsóbb, mint a személyes. Egy év 500 megbeszélésében ez 37 500–87 500 USD megtakarítást jelent.
A probléma a megbeszélések száma. Ha a táv 30%-kal megemelkedett a megbeszélések gyakorisága, a csapat 500-ról 650 megbeszélésre ugrott. 606 USD/óra alapköltségnél:
- 500 személyes megbeszélés: 303 000 USD
- 650 távoli megbeszélés: 394 000 USD
Több megbeszélés teljesen kikapta a megbeszélésenkénti megtakarítást.
Az Igazi Összehasonlítás: Aszinkron Vs Megbeszélés
A jobb összehasonlítás nem a távoli vs személyes – hanem a megbeszélés vs nincs megbeszélés.
A távmunka megkönnyítette az aszinkron kommunikációt: megosztott dokumentumok, Slack szálak, felvett Looms, írott projektfrissítések. Az esetek nagy részében az aszinkron kommunikáció ugyanazt az eredményt éri el, mint egy szinkron megbeszélés töredék költségen.
Egy 10 fős megbeszélés 606 USD/óra költséggel 606 USD. Egy jól megírt frissítés, amit 10 fő 5 percig olvas: 10 × (5 ÷ 60) × 43 USD/óra = 36 USD.
A döntés nem igazán a „távoli vs személyes" – hanem a „szinkron vs aszinkron". A táv mindkét lehetőséget megkönnyítette, de eltávolította azt a természetes súrlódást, amely a megbeszélések gyakoriságát kordában tartotta.
Mikor Érdemes Helyreállítani a Személyes Megbeszéléseket
Az aggregált költségmegspórolás ellenére az egész összesen a távoli megbeszélések mellett, bizonyos típusú megbeszélések következetesen jobb eredményt érnek el személyesen:
Magas tétű kapcsolatépítés. Első megbeszélések nagyobb kliensekkel, beszélgetések senior szerepekhez, nehéz interperszonális megbeszélések. Az emberi elem nehezebben ismételhető meg távolról, és a tét igazolja a többletköltséget.
Kreatív együttműködés és tábla használata. Egyes kutatások azt sugallják, hogy a személyes kreatív munkamenetek másabb (és gyakran terméketlenebb) eredményt érnek el, mint a távoli megfelelőik. Az energia és a nem verbális kommunikáció számít.
Csapatkoézió és kultúra. A megbeszélések körüli informális interakciók – mielőtt elkezdődnének, ebéd alatt, folyosóbeszélgetésekben – olyan kapcsolatokat építenek, amelyeket a távoli megbeszélések nem hoznak létre. Az azért befektetik az időszakos személyes gyűjtéseket, mert ez a társadalmi tőke valós és értékes.
A gyakorlati megközelítés a legtöbb csapat számára: futtassa a koordinációs megbeszélések többségét távolról a költséghatékonyság érdekében, fektessen be szelektíven személyesbe a kapcsolatépítéshez és kreatív munkához, és használja az Meeting Cost Calculator értékeléshez, hogy bármely adott megbeszélés megéri-e futtatni egyáltalán – függetlenül a formátumtól.
